La factura electrónica, y lo que hace que la rechacen
Una factura electrónica no es una factura en PDF. Es un archivo que una máquina lee, y que la máquina de su cliente rechaza a la menor desviación. Aquí está lo que exige la norma europea, lo que exige España, y con qué comprobarlo sin mandar su facturación a ningún sitio.
En España hay dos calendarios, y no son el mismo
Con las administraciones públicas ya hace años que es obligatorio. Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas al sector público se presentan en formato Facturae, firmadas electrónicamente, por el punto general de entrada FACe. Quien factura a un ayuntamiento ya lo sabe.
Entre empresas, la obligación está aprobada y su calendario depende del reglamento. La Ley 18/2022, «Crea y Crece», impone la factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales; el desarrollo reglamentario fija la fecha, y prevé un plazo más corto para las empresas de mayor facturación que para el resto. Anunciar aquí una fecha exacta sería inventarla: consulte el reglamento vigente.
Y el software de facturación tiene su propia norma. El Reglamento de requisitos de los sistemas de facturación —lo que se conoce como Verifactu— exige que el programa que emite sus facturas encadene los registros y los haga inalterables. Es una obligación sobre el programa, no sobre el archivo que usted envía: son dos cosas distintas que a menudo se confunden.
Qué es un Factur-X, en un minuto
Un Factur-X es un PDF/A-3 —un PDF de archivo, legible por cualquier lector— que lleva como adjunto un archivo XML estructurado según la sintaxis CII de UN/CEFACT. El humano lee el PDF, la máquina lee el XML, y se supone que ambos dicen lo mismo.
El formato lo publican conjuntamente el FNFE-MPE francés y el FeRD alemán: Factur-X y ZUGFeRD son técnicamente el mismo formato, con dos nombres. Es lo que va a recibir de sus clientes y proveedores franceses y alemanes.
La norma admite una segunda sintaxis, e ignorarlo sale caro. La EN 16931 permite el mismo contenido en UBL (OASIS): es la forma de Peppol BIS Billing 3.0 y de la XRechnung alemana, y circula casi siempre como archivo XML solo, sin PDF alrededor —el PDF legible por una persona es opcional en la norma. Nuestro verificador lee las dos sintaxis, y un XML depositado sin PDF se lee tal cual.
Esta doble naturaleza explica la mayoría de los rechazos: un documento puede ser un PDF perfecto con un XML falso, un XML perfecto dentro de un PDF mal fabricado, o los dos correctos pero contradiciéndose.
Por qué se rechaza una factura: cuatro capas
El contenedor. ¿El PDF es un verdadero PDF/A-3? ¿Están todas las fuentes incrustadas, está la intención de salida, el documento sin cifrar? Es el error técnico más frecuente, y no tiene nada que ver con la contabilidad.
El adjunto. ¿Está el XML, se llama factur-x.xml, está declarado como OTRA FORMA del documento (/AFRelationship /Alternative) y no como un anexo cualquiera? Un XML perfecto guardado bajo un mal nombre no se leerá.
La gramática. ¿Respeta el XML su sintaxis: las etiquetas correctas, en el orden correcto, con las cardinalidades correctas?
Las reglas de negocio. Es la capa que más rechaza: el total con impuestos debe ser la base más el IVA, el IVA debe ser la suma de sus desgloses, una exención debe indicar su motivo. Estas reglas llevan códigos (BR-CO-15, BR-E-10), y son los que le devolverá el portal de su cliente.
El informe nombra el código, la causa y la corrección, y enlaza con la página que lo desarrolla. Los ochenta y siete códigos tienen su página en español, como en las otras cinco lenguas del sitio.
La trampa de los perfiles, que nadie dice lo bastante alto
Factur-X tiene cinco perfiles: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 y EXTENDED. No llevan lo mismo, y ahí está el problema.
MINIMUM y BASIC WL son perfiles Factur-X auténticos que NO son conformes con la EN 16931: no llevan ninguna línea de factura. Son cabeceras contables, pensadas para la imputación. Muchos programas los producen por defecto, y su usuario cree emitir una factura electrónica conforme hasta el primer rechazo.
El perfil se declara en el propio XML, y es ese valor el que miran los controles. Una factura que contiene líneas pero se declara MINIMUM será juzgada por lo que declara.
Por qué comprobar aquí, y no en otro sitio
Los validadores en línea existen, y funcionan. Todos tienen el mismo defecto: hay que subirles la factura. Y una factura lleva un IBAN, una cifra de negocio, la identidad de un cliente, a veces un descuento negociado que ningún competidor debería conocer.
Aquí no sale nada. El archivo lo lee el navegador, en su máquina, y la política de seguridad de la página prohíbe toda conexión saliente: connect-src 'self'. No es una promesa, es una regla que aplica su navegador, y puede comprobarla usted mismo en treinta segundos.
Consecuencia directa: tantas facturas como quiera. No hay servidor que pagar detrás, así que no hay tarifa por documento, ni cuenta que crear, ni límite de volumen. Una asesoría puede pasar la cartera entera de sus clientes sin que ningún archivo salga de la oficina.
Lo que esta herramienta no hace
No validamos Facturae, ni FACe. El formato español del sector público es otro archivo, con su propia firma electrónica y su propio esquema; nuestro motor lee la EN 16931 en sus dos sintaxis (CII y UBL), que es lo que circula entre empresas europeas. Si su archivo es un Facturae, esta herramienta no es la suya, y preferimos decirlo antes que devolverle «esto no es una factura».
Tampoco somos un sistema Verifactu. No emitimos facturas, no encadenamos registros y no remitimos nada a la Agencia Tributaria: leemos un archivo y le decimos qué falla.
No expedimos ningún certificado de conformidad, y el informe nunca dice «factura conforme». Dice «ningún error detectado sobre las N reglas comprobadas», siendo N el número de controles realmente ejecutados, porque eso es lo que es verdad.
La conformidad PDF/A no se verifica exhaustivamente. La referencia del sector, veraPDF, no tiene equivalente que funcione en un navegador: comprobamos la quincena de condiciones que causan la gran mayoría de los rechazos reales, y a eso lo llamamos un control previo, no una certificación.
No corregimos su factura por usted en su programa. La herramienta le dice qué campo, qué línea, qué valor se esperaba: la corrección definitiva se hace en el programa que produjo el archivo, y es el único sitio donde se mantendrá.