Die E-Rechnung, und was zur Ablehnung führt
Eine elektronische Rechnung ist keine Rechnung im PDF-Format. Sie ist ein PDF, das seine Rechnung als XML TRÄGT, in einem Format, das die Maschine Ihres Kunden liest und beim kleinsten Abweichen zurückweist. Hier steht, was die Norm verlangt, und womit Sie es prüfen, ohne Ihre Buchhaltung irgendwohin zu schicken.
ZUGFeRD, Factur-X und die EN 16931
Die EN 16931 ist die europäische semantische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie legt fest, was eine Rechnung tragen muss (rund einhundertfünfzig Geschäftsbegriffe, nummeriert von BT-1 bis BT-165), und dazu Geschäftsregeln, die ein empfangendes System automatisch prüft.
ZUGFeRD und Factur-X sind technisch dasselbe Format, gemeinsam vom deutschen FeRD und vom französischen FNFE-MPE veröffentlicht. In Deutschland gilt die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025; in Frankreich ab dem 1. September 2026, mit demselben Format und denselben Regeln.
Was sich für den Aussteller ändert, ist nicht die Geste (man drückt weiterhin auf „senden“), sondern dass eine Maschine die Rechnung vor einem Menschen liest. Eine abgelehnte Rechnung ist keine verspätete Rechnung: sie existiert nicht in der Buchhaltung des Empfängers, und die Zahlungsfrist beginnt nicht.
Was eine ZUGFeRD-Datei ist, in einer Minute
Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei ist ein PDF/A-3 (ein Archiv-PDF, von jedem Betrachter lesbar), das als Anhang eine XML-Datei nach der CII-Syntax von UN/CEFACT trägt. Der Mensch liest das PDF, die Maschine das XML, und beide sollen dasselbe sagen.
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung derselben Norm (ein CIUS): dieselben Geschäftsregeln, einige nationale Zusätze. Dieses Werkzeug prüft beide.
Diese Doppelnatur erklärt die meisten Ablehnungen: ein Dokument kann ein einwandfreies PDF mit falschem XML sein, ein einwandfreies XML in einem schlecht gebauten PDF, oder beides richtig und dennoch widersprüchlich.
Warum eine Rechnung abgelehnt wird: vier Schichten
Der Container. Ist das PDF ein echtes PDF/A-3? Sind die Schriften eingebettet, ist die Ausgabebedingung vorhanden, das Dokument unverschlüsselt? Das ist der häufigste technische Fehler, und er hat mit Buchhaltung nichts zu tun.
Der Anhang. Ist das XML da, heißt es factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml, ist es als ANDERE FORM des Dokuments deklariert (/AFRelationship /Alternative) und nicht als Anlage? Ein einwandfreies XML unter falschem Namen wird nicht gelesen.
Die Grammatik. Folgt das XML der CII-Syntax: die richtigen Elemente, in der richtigen Reihenfolge, mit den richtigen Kardinalitäten?
Die Geschäftsregeln. Diese Schicht lehnt am häufigsten ab: der Bruttobetrag muss Netto plus Steuer sein, der Steuerbetrag muss der Summe der Aufschlüsselungen entsprechen, eine Befreiung muss ihren Grund nennen. Diese Regeln tragen Codes (BR-CO-15, BR-E-10), und genau die schickt Ihnen das Portal Ihres Kunden zurück.
Die Profilfalle, die zu leise ausgesprochen wird
Factur-X kennt fünf Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Sie tragen nicht dasselbe, und genau daran scheitert es.
MINIMUM und BASIC WL sind echte Factur-X-Profile, die die EN 16931 NICHT erfüllen: sie tragen überhaupt keine Rechnungspositionen. Es sind buchhalterische Köpfe, für die Kontierung gedacht. Viele Programme erzeugen sie standardmäßig, und ihre Nutzer glauben bis zur ersten Ablehnung, normkonforme E-Rechnungen zu versenden.
Das Profil wird im XML selbst deklariert, und auf diesen Wert schauen die Konformitätsprüfungen. Eine Rechnung mit Positionen, die sich als MINIMUM deklariert, wird nach dem beurteilt, was sie deklariert.
Warum hier prüfen und nicht anderswo
Online-Validatoren gibt es, und sie funktionieren. Sie haben alle denselben Makel: man muss die Rechnung hochladen. Eine Rechnung trägt aber eine IBAN, einen Umsatz, die Identität eines Kunden, manchmal einen ausgehandelten Rabatt, den kein Wettbewerber sehen sollte.
Hier verlässt nichts den Rechner. Die Datei wird vom Browser gelesen, auf Ihrer Maschine, und die Content-Security-Policy der Seite verbietet jede ausgehende Verbindung: connect-src 'self'. Das ist kein Versprechen, sondern eine vom Browser durchgesetzte Regel, und Sie können sie in dreißig Sekunden selbst prüfen.
Unmittelbare Folge: so viele Rechnungen, wie Sie wollen. Dahinter steht kein Server, der bezahlt werden müsste: also keine Abrechnung pro Dokument, kein Konto, keine Mengenbegrenzung. Eine Kanzlei kann das gesamte Mandantenportfolio prüfen, ohne dass eine einzige Datei das Büro verlässt.
Was dieses Werkzeug nicht tut
Wir sind keine akkreditierte Übermittlungsplattform. Wir senden nichts an eine Verwaltung, an Chorus Pro oder an Ihren Kunden: wir lesen eine Datei und sagen Ihnen, was daran nicht stimmt.
Wir stellen keine Konformitätsbescheinigung aus, und der Bericht sagt nie „konforme Rechnung“. Er sagt „kein Fehler bei den N geprüften Regeln festgestellt“: N ist die Zahl der tatsächlich ausgeführten Prüfungen, weil genau das wahr ist.
Die PDF/A-Konformität wird nicht vollständig geprüft. Die Referenz der Branche, veraPDF, hat kein Gegenstück, das im Browser läuft: wir prüfen die etwa fünfzehn Bedingungen, die die große Mehrheit der echten Ablehnungen verursachen, und nennen das eine Vorabprüfung.
Wir korrigieren Ihre Rechnung nicht. Das Werkzeug nennt Feld, Zeile und erwarteten Wert: die Korrektur gehört in die Software, die die Datei erzeugt hat, und nur dort hält sie.